Wir suchen für die Geschäftsstelle unserer Sektion ab dem 01.10.2023 einen Mitarbeiter (w/m/d).
Unsere Geschäftsstelle nimmt eine Schnittstellenfunktion wahr und fungiert als interner und externer Erstkontakt und Ansprechpartner. Hier laufen alle Fäden zusammen und sie prägt das Gesicht unserer Sektion nach außen.
Aufgabenfelder:
Der Geschäftsstellenmitarbeiter
- organisiert, bündelt und stellt die Erledigung der administrativen und kommunikativen Aufgaben der Sektion (innen/außen) in Abstimmung mit dem Vorstand sicher,
- sorgt für die kaufmännische und technische Abwicklung der Geschäftsabläufe,
- sorgt für die Erfüllung der vom Vorstand übertragenen Aufgaben und
- übernimmt die Ausleihe von Geräten und Buchmaterial.
Daraus leiten sich folgende Aufgaben ab:
Der Geschäftsstellenmitarbeiter
- ist verantwortlich für die Erledigung der Mitgliederverwaltung (Eintritte, Kündigungen, Datenveränderungen, Beantwortung von Mitgliederanfragen) inkl. Beschwerdemanagement,
- sorgt für den Schriftverkehr und die kaufmännisch/technische Abwicklung der Geschäftsabläufe (u.a. Schriftverkehr, Verteilerpflege, Dokumentenpflege, Beschaffung von Büro- und Infomaterial, (digitale) Ablagestrukturen, Versicherungen, Personalverwaltung,
- unterstützt den Vorstand und die Gruppen der Sektion bei der Umsetzung ihrer Aufgaben,
- leitet eingehende Informationen an den Vorstand, ggfs. an die jeweils Verantwortlichen in der Sektion weiter,
- unterstützt den Vorstand in der Kommunikation mit dem Bundesvorstand,
- optimiert in Abstimmung mit dem Vorstand Prozesse und Abläufe in der Geschäftsstelle und
- wirkt bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen (Jahreshauptversammlung, Vorstands- und Beiratssitzungen, Vortragsveranstaltungen u.ä.) mit.
Im Rahmen der übertragenen Aufgabenkreise ist der Mitarbeiter der Geschäftsstelle unterschriftsberechtigt. Entsprechend der Bedeutung und Tragweite der Korrespondenz stimmt er sich ggfs. mit dem Vorstand ab.
Der Mitarbeiter verfügt über
- Organistationsfähigkeit,
- Kenntnisse der Sektion und deren Tätigkeiten,
- freundlichen und sicheren Umgang in Wort und Schrift,
- guten und sicheren Umgang mit allgemeinen Software-Programmen und Bereitschaft, sich in vereinsspezifische Programme einzuarbeiten,
- Offenheit, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten und diese zu übernehmen und
- die Bereitschaft serviceorientiert zu arbeiten.
Die Tätigkeit ist als geringfügige Beschäftigung auf sog. Minijob-Basis (max. 520,00 €/Monat) ausgestaltet. Es ist mit einem Zeitaufwand von 6 Stunden/Woche zu rechnen. Während der Öffnungszeiten der Geschäftsstelle am Donnerstag und Freitag, jeweils von 18.30-20.00 h sind die anfallenden Arbeiten in den Büroräumen der Sektion zu erfüllen. Im Übrigen kann die Arbeitszeit flexibel eingeteilt werden.
Fühlst Du Dich angesprochen und hast Du Interesse an dieser Tätigkeit?
Dann sende bitte Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen an:
Sektion Freising e.V. des Deutschen Alpenvereins
Zu Händen Christian Rester,
Seilerbrücklstr. 3, 85356 Freising